Parità di Genere - Segnalazioni

Informativa segnalazioni parità di genere - informativa ai sensi degli Artt. 13 e 14 del regolamento (UE) 2016/679 sul trattamento dei dati personali nelle segnalazioni di violazioni della politica sulla parità di genere

I.C.A. S.p.A., con sede legale in Roma, Italia, Via di Novella 22 (di seguito anche “ICA”) ha adottato un sistema di gestione per garantire la parità di genere conformemente alla prassi di riferimento UNI/PdR 125:2022.

Mediante apposite procedure interne le risorse possono esprimere, anche in modalità anonima, le proprie opinioni e dare suggerimenti per la promozione della parità di genere.

In particolare, al fine di prevenire ogni forma di abuso fisico, verbale, digitale (molestia) sui luoghi di lavoro, ICA ha predisposto una metodologia di segnalazione anonima di tali categorie di accadimenti a tutela dei/delle dipendenti che segnalano.

L’organo competente a gestire le segnalazioni riguardanti violazioni/non conformità relativamente alla UNI/PdR 125:2022 è il Comitato per la parità di genere di ICA.

Le segnalazioni di abusi, molestie e violenze di genere subiti nel luogo di lavoro vanno effettuate mediante la piattaforma informatica raggiungibile al seguente indirizzo  

https://segnalazioni.icatributi.it/#/

Nella prima pagina l’utente dovrà selezionare il pulsante “INVIA UNA SEGNALAZIONE” e nella seconda pagina potrà selezionare la seguente tipologia di segnalazione: Segnalazioni parità di genere (UNI/PdR 125:2022).

Con la presente informativa ICA vuole descrivere il canale messo a disposizione per la segnalazione delle suddette violazioni, il meccanismo di funzionamento, l’iter procedurale, i termini di riscontro.

Questo documento è messo a disposizione degli interessati mediante i seguenti canali:

• pubblicazione sul sito aziendale;
• pubblicazione sulla piattaforma di segnalazione;
• pubblicazione nella bacheca aziendale portale HR.

Soggetti che possono effettuare le segnalazioni

I soggetti che potranno segnalare abusi, molestie e violenze di genere di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo sono:

1. dipendenti;
2. collaboratore/collaboratrice;
3. fornitore/fornitrice, subfornitore/subfornitrice e dipendente o collaboratore/collaboratrice degli stessi/delle stesse;
4. libero/a professionista, consulente, lavoratore/lavoratrice autonomo/a;
5. volontario/a o tirocinante;
6. azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Condotte che possono essere oggetto di segnalazione

Possono essere oggetto di segnalazione solo comportamenti, atti od omissioni che consistono in:

1. abusi;
2. molestie;
3. violenze di genere.

Canale di segnalazione

Il canale di segnalazione viene gestito dal Comitato per la parità di genere che svolge le seguenti attività:

1. rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
3. dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
5. mette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni. Tale adempimento è effettuato mediante la presente informativa.

Obbligo di riservatezza

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni senza il consenso espresso del/della segnalante.

La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione.

Tutela dalle ritorsioni

La persona segnalante è protetta da comportamenti ritorsivi. La ritorsione è qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione che provoca o può provocare, alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Perdita delle tutele riservate alla persona segnalante

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche solo con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Trattamento dei dati personali

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato da ICA in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Di seguito l’informativa dedicata alle attività di trattamento dei dati personali necessari per le segnalazioni di violazioni della politica sulla parità di genere.

INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI DELLA POLITICA SULLA PARITA’ DI GENERE

Ai sensi e per gli effetti di cui agli Artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679 UE (di seguito anche “GDPR”), desideriamo informarLa che i dati personali da Lei forniti in sede di segnalazioni di violazioni della politica sulla parità di genere formano oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata.

Principali definizioni e riferimenti legali

Dato personale

Qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Categorie particolari di dati

I dati che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona e i dati giudiziari.

Interessato

La persona fisica cui si riferisce il Dato Personale.

Trattamento

Qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Titolare del Trattamento

La persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

Responsabile del trattamento

La persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO)

La persona fisica o giuridica che informa e fornisce consulenza al Titolare del trattamento dei dati personali, sorveglia sull’osservanza del GDPR, fornisce pareri in merito alla valutazione d’impatto (DPIA), coopera e funge da punto di contatto con l’Autorità Garante della protezione dei dati personali.

Soggetto autorizzato

È il soggetto persona fisica che effettua materialmente le operazioni di trattamento sui dati personali.

Destinatario

La persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi.

Riferimenti Legali

Il D. Lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni e il Regolamento 2016/679 UE.

Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è I.C.A. S.p.A., con sede legale in Roma, Italia, Via di Novella 22 e con sede amministrativa in La Spezia (SP) Italia, Viale Italia 136 (di seguito anche “Titolare” o “ICA”) e-mail info@icatributi.it

Responsabile della Protezione dei dati personali/Data Protection Officer (RPD o DPO)

Il Responsabile della protezione dei dati personali è Gesta Srl Società Benefit Via Tolone 22 19124 La Spezia (SP) Italia, in persona del Dott. Renato Goretta e-mail dpo@icatributi.it

Base giuridica del trattamento

I dati personali necessari per la segnalazione sono trattati ex art. 6, comma 1 lett. f ) del GDPR: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.

Conservazione dei dati

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Tipi di dati trattati, finalità e modalità del trattamento

Per garantire il servizio di segnalazione è necessario trattare due tipologie di dati:

• Dati identificativi e di contatto dei membri del Comitato per la parità di genere che attivano e gestiscono il servizio di segnalazioni delle violazioni della politica sulla parità di genere.
• Dati contenuti nella segnalazione e in atti e documenti allegati alla stessa.

La gestione e la preliminare verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Comitato per la parità di genere che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Qualora, all’esito della verifica, si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto segnalato, il Comitato per la parità di genere provvederà a trasmettere all’Organo Amministrativo della società l’esito dell’accertamento per approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza.

In tali eventualità, nell'ambito del procedimento penale, l'identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'art. 329 del Codice di procedura penale.

Nell'ambito del procedimento disciplinare l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato/a, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.

ICA deve offrire al Comitato per la parità di genere la collaborazione necessaria per lo svolgimento delle pratiche istruttorie.

Il personale autorizzato al trattamento dei dati personali dovrà attenersi al rispetto delle istruzioni impartite e alle cautele previste nella procedura di segnalazione e ai correlati obblighi di riservatezza.

Con modalità tali da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, il Comitato per la parità di genere rende conto del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento.

I dati raccolti verranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.

Responsabili del trattamento e destinatari dei dati

Il Titolare del trattamento può avvalersi di fornitori esterni per lo svolgimento di servizi che implicano il trattamento di dati personali. 

ICA, al fine di gestire le segnalazioni sopra descritte, ha individuato come fornitore la seguente società: Whistleblowing Solutions Impresa Sociale S.r.l. (di seguito anche “WBS”) con sede a Milano (MI) Italia, Viale Abruzzi 13/A.

WBS è stata, pertanto, designata dal Titolare del trattamento quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.

I dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, potranno essere comunicati all’Autorità Giudiziaria.

Piattaforma informatica

La piattaforma informatica di segnalazione fornita da Whistleblowing Solutions Impresa Sociale S.r.l. è basata sul software libero ed open-source GlobaLeaks, di cui Whistleblowing Solutions è co-autore e coordinatore di progetto.

In aggiunta a GlobaLeaks, utilizzato in via principale per l’implementazione del servizio, per finalità di pubblicazione, documentazione e supporto del progetto vengono utilizzate altre tecnologie a codice aperto e di pubblico dominio la cui qualità è indipendentemente verificabile.

Vengono anche in modo limitato utilizzate alcune note tecnologie proprietarie e licenziate necessarie per finalità di gestione infrastrutturale e backup professionale.

Per maggiori informazioni sulla piattaforma utilizzata e sulle sue caratteristiche tecniche consultare la pagina https://www.whistleblowing.it/.

Trasferimento dei dati personali

I dati personali sono trattati, principalmente, in Italia oppure in Paesi membri dell’Unione Europea.

Diritti dell’interessato

In ogni momento, l’Interessato potrà esercitare, ai sensi degli Articoli dal 15 al 22 del GDPR, il diritto di:

1. chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, ottenere indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
2. chiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi e la limitazione del trattamento;
3. esercitare il diritto alla portabilità dei dati, opporsi al trattamento, opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
4. dati certi presupposti, proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali (garante@gdpr.it o protocollo@pec.gdpr.it).

L’Interessato potrà richiedere maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali ed esercitare i suoi diritti con richiesta scritta inviata al suindicato Titolare del trattamento, indicando nell’Oggetto: richiesta dell’interessato ai sensi degli Artt. 15-22 GDPR. La pratica verrà evasa in giorni 30.

Ultima revisione: 25/07/2024